Beoordelen en gunnen bij aanbesteden

Hoe beoordeelt HHNK de offertes van de inschrijvers als we een opdracht aanbesteden? En hoe gunnen we de opdracht uiteindelijk aan een onderneming? Om dit zorgvuldig te doen doorlopen we een aantal stappen.

Openen digitale kluis

Inschrijvers dienen hun offerte voor een aanbesteding voor een bepaalde datum en tijdstip in. Deze offertes komen terecht in de digitale kluis van TenderNed. Na de sluitingsdatum gaat de digitale kluis open en begint de beoordeling.

Is aan alle formele eisen voldaan?

HHNK controleert of de inschrijvingen voldoen aan de formele eisen die we hebben gesteld bij de aanbesteding: is de inschrijving volledig ingediend? Inschrijvingen (offertes) die niet voldoen aan fundamentele voorschriften van het bestek (niet-besteksconforme inschrijvingen) moeten terzijde worden gelegd en mogen we niet in de vergelijking met andere inschrijvingen meenemen.

Toetsen op uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen

Op basis van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) bekijken we of we de inschrijver niet moeten uitsluiten op grond van een van de gestelde uitsluitingsgronden. En ook controleren we hiermee of de inschrijver voldoet aan de geschiktheidseisen. De UEA moet volledig ingevuld zijn en rechtsgeldig ondertekend.

Toetsen op gestelde voorwaarden en (minimum)eisen

Inschrijvingen moeten voldoen aan alle eisen en voorwaarden die HHNK in de aanbesteding stelt. We bekijken of de inschrijver een passende aanbieding doet en of hij instemt met onze contract- en inkoopvoorwaarden. Ook stellen we vast of de ondernemer bepaalde voorschriften of bijzondere uitvoeringsvoorwaarden toepast.

Gunnen: welk bedrijf krijgt de opdracht?

HHNK bepaalt uiteindelijk op basis van het gunningscriterium wie de beste inschrijving heeft gedaan. Het gunningscriterium is de Beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV). Soms gunnen we op de laagste prijs, maar dan hebben we dit gemotiveerd in het aanbestedingsdocument.

Objectief beoordelen

De leden van het beoordelingsteam weten niet voor welke prijs er is ingeschreven. Soms weten ze ook niet welke naam van de onderneming er achter een inschrijving zit die ze moeten beoordelen. Zo zorgen we voor een zo objectief mogelijk beoordelingsproces.

Pas als de beoordelaars het met elkaar eens zijn over de scores voor de verschillende gunningscriteria en deze in consensus hebben vastgesteld, maakt HHNK de inschrijfbedragen (en identiteit) van de inschrijvers bekend.

Gunningsbesluit

Het gunningsbesluit wordt via TenderNed verstuurd, zodat alle bedrijven die aan een aanbesteding meedoen hiervan tegelijkertijd op de hoogte zijn. De winnende inschrijver ontvangt een voornemen tot gunning en de andere inschrijvers krijgen een afwijzing. In de afwijzing staat:

aan welke partij HHNK van plan is de opdracht te gunnen;
waarom HHNK de opdracht aan deze partij wil gunnen (gunningsbeslissing);
het bedrag waarvoor HHNK de opdracht gunt;
de scores van de afgewezen inschrijver ten opzichte van de winnende inschrijving;
de motivatie (onderbouwing) bij de score van de afgewezen inschrijver.

Procederen

Inschrijvers die het niet eens zijn met een voorgenomen gunningsbesluit kunnen een kort geding aanspannen bij de rechtbank Noord-Holland. Voor een Nationale of Europese aanbestedingsprocedure geldt dat dit binnen een termijn van twintig kalenderdagen (opschortende termijn of standstill termijn) na het voorgenomen besluit moet gebeuren. Bij een meervoudig onderhandse procedure is geen verplichte opschortende termijn. HHNK hanteert bij deze procedure zelf een termijn van vijf werkdagen waarbinnen een afgewezen partij bezwaar kan maken.